Kuinka hurisee? Miten menee?

Siinä kaksi arkista kysymystä, joita tänä päivänä kuulee entistä harvemmin työpaikoilla. Yksi syy on se, että moni meistä empii tätä yleisluontoista kysymystä ja pelkää sen osuvan arkaan paikkaan. Tai sitten vain ei tunnu olevan aikaa istua alas ja pysähtyä keskustelemaan.

Moni asia jää pelkän sähköpostitse lähetetyn viestin varaan ja puhelimeenkin tartumme selvästi entistä harvemmin. Usein oletamme, että harva siihen ehtii tai pystyy kiireisen päivän keskellä edes vastaamaan. Ja aamupäivällä jätettyyn soittopyyntöön voi tuntua iltapäivällä turhalta edes vastata – todennäköisesti asia on ehtinyt jo ratketa.

Kuten me kaikki sähköpostin käyttäjät tiedämme, jo yksi harkitsematon ja harmittomaksi ajateltu sanavalinta voi aiheuttaa vastaanottajassa täysin turhaa hämmennystä. Perään lähetetty korjaava viestimme saattaa sekin vain pahentaa tilannetta.

Sähköposti on työyhteisössä harmillisen yksisuuntainen viestintäkanava, jossa asiat jäävät helposti sisäistämättä tai ymmärtämättä. Lisäksi viesti voidaan tulkita hyvinkin poikkeavalla, joskus jopa täysin odottamattomalla tavalla. Samalla vieraannumme työyhteisön sisällä aivan turhaan toisistamme.

Vuorovaikutteinen firman Facebook

Sähköpostit yleistyivät yrityskäyttöön parisenkymmentä vuotta sitten, mutta uudet yhteisölliset sähköiset viestintäkanavat tekevät jo tuloaan. Consoliksessa otettiin kesällä käyttöön Facebookin työyhteisöjä varten kehittämä Workplace – firman sisäinen ja suljettu Facebook. Uusi kanava on askelen sähköpostiviestintää vuorovaikutteisempi. Osasto-, projekti- tai paikkakuntakohtaisiin ryhmiin tehdyt julkaisut ovat sähköposteja paremmin kohdennettuja.

Sosiaalisen median kanavista tutut reagointipainikkeet ja kommenttikentät ovat nopeita käyttää. Ne antavat uuden mahdollisuuden vuorovaikutteiseen viestintään. Myös viestien lukemista voi seurata ja kohdentaa viestintää tavoittavuuden parantamiseksi.

Workplacen pikaviestisovellus Workchat taas toimii ryhmien ja henkilöiden välisenä chattikanavana ja videopuheluiden avulla saadaan kuvayhteys vaikkapa Ranskassa sijaitsevaan päämajaan. Pikaviestit korvaavat osaltaan sähköpostiviestintää sekä nopeuttavat ja tehostavat tiedonkulkua.

Kasvokkain viestintä ja avoimuus ovat kuitenkin A ja O

Sähköiset palvelut kehittyvät huimaa vauhtia, mutta ne eivät korvaa kasvokkain tapahtuvaa viestintää.

Tähän viestinnälliseen haasteeseen olemme tarttuneet Parmassa tosissamme. Sähköisten kanavien varaan ei omaa esimiestyötä, johtamista ja yhteydenpitoa saa rakentaa. Päinvastoin, panostamme määrätietoisesti henkilöstön ja esimiesten keskinäiseen kohtaamiseen, vuorovaikutukseen ja aitoon keskusteluun.

Meillä Parmassa hyvään esimiestyöhön kuuluu olennaisena osana avoin viestintä läpi koko organisaation. Siitä kelpaavat esimerkeiksi toimitusjohtajan säännölliset tilannekatsaukset sekä toimintokohtaiset viikko- ja kuukausipalaverit. Myös tuotannossa päivä alkaa ryhmätapaamisilla, joissa on aina tilaa myös kysymyksille.

Toteamus siitä, että viestintä on päivittäisen esimiestyön ja johtamisen peruskivi, pitää kiistatta kutinsa. Onnistuminen kuitenkin edellyttää, että sanat muuttuvat rohkeiksi ja konkreettisiksi teoiksi.

Puhumalla paras!